1.スキャンサービスで紙資料をデータ化するメリット

スキャンサービスを活用して、紙媒体の資料をデータ化するメリットは以下の通りです。
これだけ見ても、多くのメリットがあることが分かります。

■OCRによる生産性の向上
OCRとは文書に書かれている文字を認識し、デジタル化する技術です。
一般的なスキャンは、画像として読み込まれるため、あとから文章の編集や検索はできません。しかし、OCRスキャンなら、テキストとして読みこむことができるので、いつでもパソコン上から簡単に編集や検索が可能。
スピーディに必要な情報を取得ができます。

また、OCRスキャンは、テレワークなどの場所を問わない働き方にも役に立ちます。
資料をデータ化すれば、資料は全てパソコンの中にあるので、どこにいても情報にアクセスが可能です。
出社時に行っていたような紙での情報共有も不要なので、テレワーク業務の生産性の向上にもつながるでしょう。

■コスト削減

紙で資料を保存した場合、以下のコストが常に発生しています

• 収納スペースとして倉庫や資料室が必要になるため、維持管理費
• 必要な書類を探すために無駄な時間や人件費

しかし今までの紙資料をデータ化すれば、書類はわかりやすく整理・保存ができ、保管や運用の人件費削減が可能になります。

なお、これらの資料のスキャンにかかるコストを抑えたいなら、専門業者への依頼がおすすめです。一見社内でのスキャンは、無料のように感じてしまうかもしれません。

ですが、任された社員は慣れない作業で、数日がかりの作業になってしまい想定外のコストが実際は発生しています。その間は本来の業務に携われなくなり、機会損失や利益低下につながりかねません。

その点、専門業者なら知識やノウハウも豊富なため、結果として社内で行うよりも費用を抑えられます。

■スペース削減

紙資料が減ると、倉庫や資料室を他の用途で有効活用できます。
どんどん紙資料が増えて動きづらかったオフィスもすっきりして、業務効率のアップが期待できるでしょう。

■セキュリティリスクの防止
紙資料には、置き忘れや誤廃棄など、紛失のリスクがあります。
大切な書類の紛失はセキュリティ事故につながり、顧客からの信用を失う危険性があります。
紙資料をデータ化すれば、パスワードを設定して閲覧者を制限したり、バックアップを取って紛失リスクを減らしたりと、セキュリティリスクを防止できるでしょう。

■BCP（事業継続計画）の一貫になる

BCP（事業継続計画）とは、「自然災害や大火災、テロ攻撃などの緊急事態に、事業資産の損害を最小限にとどめるように平常時に手段を決めておく計画」のこと。

紙資料をデータ化してクラウドサーバなどにバックアップしておけば、原本が消失しても影響を最低限に抑えられ、BCP（事業継続計画）の一貫になります。

■資源の削減やSDGsへの寄与
紙資料をデータ化してペーパーレス化を進めることは、資源削減やSDGsへの取り組みにも寄与します。
紙の破棄を抑え、環境や資源に配慮している企業として、対外的なブランディングにもつながるでしょう。

2.弊社スキャンサービスの価格表

ここでは、弊社スキャンサービスの価格についてご説明します。

■基本の料金表

●モノクロスキャンサービス

• A4/B5（210×297mm/182×257mm）
  200dpi：3円/枚
  300dpi：5円/枚
  400dpi：9円/枚
• A3/B4（297×420mm）
  200dpi：5円/枚
  300dpi：7円/枚
  400dpi：9円/枚

●カラースキャンサービス

• A4/B5（210×297mm/182×257mm）
  200dpi：5円/枚
  300dpi：7円/枚
  400dpi：9円/枚
• A3/B4（297×420mm）
  200dpi：7円/枚
  300dpi：9円/枚
  400dpi：11円/枚

●OCRスキャンサービス

• A4/B5（210×297mm/182×257mm）
  200dpi：5円/枚
  300dpi：7円/枚
  400dpi：10円/枚
• A3/B4（297×420mm）
  200dpi：8円/枚
  300dpi：9円/枚
  400dpi：12円/枚

●OCRスキャンサービス

• A4/B5（210×297mm/182×257mm）
  200dpi：9円/枚
  300dpi：12円/枚
  400dpi：15円/枚
• A3/B4（297×420mm）
  200dpi：12円/枚
  300dpi：14円/枚
  400dpi：16円/枚

※料金は一律
※合計金額1万円以上からご注文を承ります
※サイズはA3サイズまで
※両面の場合は、表・裏で2枚分の計算になるのでご注意ください
※送料はすべて無料
※その他オプション料金などについては、下記ページをご参照ください。
https://suzukijimuki.net/single-blog-scan.html

3.注文方法

最後に弊社のスキャンサービスの注文方法についてご説明します。
流れはとてもシンプルで、資料のデータ化をまるっとお任せいただけます。

基本的な流れは、「お問い合わせ」→「送付または引き取り」→「弊社でスキャン作業」→「お客様にデータを送付」になります。

ただし、通常注文と大量注文では、以下のように資料の送付方法が異なります。

• 通常注文の場合：弊社指定場所へ原稿をご送付ください
• 大量注文の場合：運送業者による引き取りを行っております

紙資料のデータ化は、これからの時代の新しい働き方を実現するための第一歩です。
オフィスのペーパーレス化、コスト削減、テレワークの推進、BCP対策として、ぜひご検討ください！
スキャンサービスの詳細につきましては、すずき事務機までお気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。

■「タスクバー」に、アプリのショートカットを作成（ピン留め）する方法

今回は、Windowsの「タスクバー」に、アプリのショートカットを作成（ピン留め）する方法をご紹介します。

タスクバーは、画面下部に表示されるバーです。
ブラウザやアプリを使用している時でも常に表示されているため、頻繁に使用するアプリのショートカットを配置しておけば、必要なときに手軽に起動できます。

■設定方法

• ピン留めしたいアプリを開く
• タスクバーに表示されたアプリのアイコンを右クリック
• メニューの中から「タスクバーにピン留めする」をクリック

これだけで、タスクバーの中に任意のアプリのショートカットを表示しておくことができます！

※ピン留めを解除する際には、右クリックで表示される「タスクバーからピン留めを外す」をクリック

小さなことですが、簡単にできる業務効率化のひとつですので、ぜひ試してみてください。